Szervezetfejlesztés 7 jele

Egy vállalkozás növekedése alapvetően jó hír. Több ügyfél, több munkatárs, nagyobb árbevétel és összetettebb projektek jelenhetnek meg.

A növekedésnek azonban van egy kevésbé látványos következménye is: az a működés, amely tíz emberrel még jól működött, harminc vagy ötven munkatársnál már könnyen problémákat okozhat.

A vezető egyre több döntést hoz, lassul az információáramlás, bizonytalanná válhatnak a felelősségi körök, és egyre több idő megy el tűzoltásra.

Ilyenkor gyakran nem az emberek teljesítményével van a probléma. Egyszerűen a szervezet kinőtte a korábbi működési modelljét.

A szervezetfejlesztés célja éppen az, hogy a struktúra, a folyamatok, a vezetői működés és az együttműködés lépést tudjon tartani a cég fejlődésével.

1. Szinte minden döntés a cégvezetőn akad el

Kisebb vállalkozásnál természetes, hogy a tulajdonos vagy ügyvezető sok döntésben személyesen vesz részt.

A probléma akkor kezdődik, amikor a szervezet növekedése ellenére ez nem változik.

A munkatársak minden fontosabb kérdéssel a vezetőhöz fordulnak. A vezetőnek kell jóváhagynia a beszerzést, az ügyfélkezelést, a problémás helyzeteket és gyakran még az apró napi döntéseket is.

Ennek következménye, hogy a vezető túlterhelődik, miközben a szervezet működése lelassul.

A megoldás nem feltétlenül újabb munkatárs felvétele.

Először érdemes tisztázni a döntési és felelősségi szinteket: milyen kérdésben dönthet önállóan egy munkatárs vagy vezető, és mi az, ami valóban ügyvezetői döntést igényel?

2. Nem világos, hogy pontosan ki miért felel

Növekvő cégeknél gyakran hallani ilyen mondatokat:

"Azt hittem, ezt ő csinálja."

"Erről engem senki nem tájékoztatott."

"Nem tudtam, hogy ez az én feladatom."

Az ilyen helyzetek sokszor nem egyéni figyelmetlenségből erednek, hanem abból, hogy a szervezetben nincsenek megfelelően tisztázva a szerepek.

Amíg a cég kicsi, a személyes egyeztetések sok mindent megoldanak.

Nagyobb létszámnál azonban már szükség van egyértelmű felelősségi körökre, döntési jogosultságokra és együttműködési pontokra.

A cél nem egy túlzottan bürokratikus szervezet létrehozása. Éppen ellenkezőleg: annyi struktúrát kell kialakítani, amennyi gyorsabbá és kiszámíthatóbbá teszi a működést.

3. A vezetők folyamatosan operatív feladatokat végeznek

Sok KKV-ban úgy alakul ki a középvezetői réteg, hogy a legjobb szakemberekből lesznek vezetők.

Ez logikus döntésnek tűnik, de új problémát teremthet.

Az új vezető gyakran továbbra is elsősorban szakmai feladatokat végez, miközben megjelenik mellette a csapat irányítása, motiválása, teljesítményének követése és a konfliktusok kezelése.

Ha nincs megfelelő vezetői felkészítés, könnyen kialakulhat az a helyzet, hogy a vezető minden problémát saját maga próbál megoldani.

A vezetői munka egyik legfontosabb változása annak felismerése, hogy már nem csak a saját teljesítmény számít, hanem az is, hogyan képes működtetni és fejleszteni a csapatát.

4. Egyre több a félreértés a csapatok és részlegek között

A szervezeti növekedés természetes következménye a specializáció.

Kialakul az értékesítés, az adminisztráció, a pénzügy, a projektcsapat, a termelés vagy más funkcionális terület.

Ez azonban könnyen új falakat építhet a szervezeten belül.

Az egyik részleg számára teljesen logikus döntés komoly problémát okozhat egy másik területen.

Megjelennek az olyan mondatok, mint:

"Ők soha nem adják át időben az információt."

"Az értékesítők mindent megígérnek az ügyfélnek."

"A vezetőség nem tudja, mi történik a napi működésben."

Ilyenkor önmagában egy kommunikációs tréning nem mindig elegendő.

Meg kell vizsgálni, hogyan áramlik az információ, hol vannak az együttműködési pontok, és milyen folyamatokon keresztül dolgoznak együtt az egyes területek.

5. A problémák rendszeresen visszatérnek

Minden vállalkozásban vannak problémák.

Az viszont fontos jelzés, ha újra és újra ugyanazokat kell megoldani.

Ha minden hónapban ugyanaz az ügyfélpanasz jelenik meg, ugyanaz a projekt csúszik, ugyanazok az információk vesznek el vagy ugyanazokból a félreértésekből születik konfliktus, akkor valószínűleg nem egyszeri hibáról van szó.

A tünetek kezelése rövid távon működhet.

A szervezetfejlesztés viszont azt keresi, hogy mi okozza rendszeresen ugyanazt a problémát.

Lehet, hogy a folyamat nem egyértelmű. Lehet, hogy rossz helyen van egy döntési pont. Lehet, hogy két szerepkör felelőssége átfedi egymást.

A tartós megoldás általában az okok feltárásával kezdődik.

6. A növekedés ellenére nem javul a teljesítmény

Több munkatárs nem automatikusan jelent arányosan nagyobb teljesítményt.

Sőt, bizonyos növekedési pontokon éppen az ellenkezője történhet.

Több idő megy el egyeztetésekre. Lassabban születnek döntések. Növekszik az adminisztráció. Több az átadási pont és nagyobb a hibázás lehetősége.

A vezető ilyenkor könnyen arra gondolhat, hogy az emberek nem elég hatékonyak.

Pedig lehet, hogy valójában a működési rendszer nem támogatja már a nagyobb szervezetet.

Érdemes ilyenkor megvizsgálni többek között a döntési folyamatokat, meetingeket, felelősségi köröket, információáramlást és a munkafolyamatok felesleges lépéseit.

7. A vezető úgy érzi, hogy a cég nélküle nem működne

Ez az egyik legerősebb figyelmeztető jel.

Ha a tulajdonos vagy ügyvezető úgy érzi, hogy néhány napra sem tud kiszállni a napi működésből, mert nélküle megállnának a döntések, az már rendszerproblémára utalhat.

Egy jól működő szervezetben a vezető természetesen továbbra is fontos szerepet tölt be, de nem minden folyamat függ közvetlenül tőle.

Ehhez világos felelősségi körök, működő vezetői szintek, átlátható folyamatok és megfelelő információáramlás szükséges.

A cél nem az, hogy a vezető "feleslegessé váljon".

A cél az, hogy idejének nagyobb részét stratégiai és üzleti kérdésekre tudja fordítani a folyamatos operatív tűzoltás helyett.

Mit jelent valójában a szervezetfejlesztés?

A szervezetfejlesztés nem egyetlen tréning és nem is egy új szervezeti ábra elkészítése.

Egy fejlesztési folyamat jellemzően azzal kezdődik, hogy feltérképezzük a jelenlegi működést.

Hol akadnak el a folyamatok? Hol lassú a döntéshozatal? Hol nem egyértelmű a felelősség? Milyen vezetői vagy együttműködési nehézségek jelennek meg?

Ezután meghatározhatók azok a területek, ahol változásra van szükség.

A megoldás lehet például vezetőfejlesztés, folyamatfejlesztés, szerepek tisztázása, új együttműködési rutinok kialakítása vagy célzott vállalati tréning.

A lényeg, hogy ne sablonmegoldást próbáljunk ráerőltetni a szervezetre, hanem a valódi problémából induljunk ki.

Szükség van-e szervezeti diagnózisra?

Összetettebb szervezeti problémánál érdemes a fejlesztést diagnózissal kezdeni.

Ennek célja, hogy ne csak a vezetői benyomások alapján szülessenek döntések.

A helyzettől függően vizsgálható például a vezetői működés, a folyamatok, a szervezeti együttműködés, a felelősségek, a munkatársi tapasztalatok vagy bizonyos teljesítménymutatók.

A diagnózis után sokkal pontosabban meghatározható, hogy valójában milyen fejlesztési lépésekre van szükség.

Hogyan mérhető a szervezetfejlesztés eredménye?

A szervezetfejlesztés akkor igazán értékes, ha nem csak azt tudjuk elmondani, hogy "jobb lett a hangulat".

Már a fejlesztés elején érdemes meghatározni, milyen változást szeretnénk elérni.

Ez lehet például gyorsabb döntéshozatal, kevesebb hiba, tisztább felelősségi rendszer, hatékonyabb vezetői működés, rövidebb átfutási idő vagy jobb együttműködés.

Nem minden eredmény mérhető ugyanazzal a mutatóval.

A mérésnek mindig a konkrét problémához és az üzleti célhoz kell kapcsolódnia.

Mikor érdemes segítséget kérni?

Nem szükséges megvárni, amíg komoly szervezeti válság alakul ki.

A szervezetfejlesztés különösen hasznos lehet akkor, amikor a cég gyorsan növekszik, új vezetői szinteket alakít ki, megváltozik a működési modell, vagy a vezetőség azt érzi, hogy a korábbi módszerek már nem működnek olyan hatékonyan, mint korábban.

Minél korábban felismerhetők a működési akadályok, annál könnyebb változtatni rajtuk.

A növekedéshez a működésnek is fejlődnie kell

Egy vállalkozás nem működhet ugyanúgy 10, 30 vagy 100 munkatárssal.

Ahogy nő a cég, változtatni kell a vezetésen, a felelősségi rendszerén, a folyamatokon és az együttműködés módján is.

Ez nem annak a jele, hogy a korábbi működés rossz volt.

Éppen ellenkezőleg.

A korábbi rendszer valószínűleg sikeresen eljuttatta a céget a jelenlegi méretig. Most azonban egy következő működési szintre lehet szükség.

Kinőtte cége a jelenlegi működést?

Az ANANDA HR szervezetfejlesztési programjai a cég valós működési problémáiból indulnak ki. A fejlesztést diagnózissal, konkrét célokkal, gyakorlati beavatkozásokkal és utánkövetéssel támogatjuk.

DÍJMENTES SZERVEZETFEJLESZTÉSI KONZULTÁCIÓT KÉREK

Készítette: Dr. Dávid Katalin

ANANDA HR

Szervezetfejlesztési, vezetőfejlesztési és vállalati tréningprogramokkal támogatjuk a KKV-k és vállalatok vezetőit, munkatársait és szervezeti működését.