Milyen digitális készségeket érdemes fejleszteni a munkahelyen?

A digitális eszközök ma már szinte minden irodai munkakörben jelen vannak, mégis jelentős különbség lehet abban, hogy a munkatársak mennyire tudják ezeket hatékonyan használni. Nem feltétlenül az a probléma, hogy valaki nem ismeri az Excelt, a Wordöt vagy a PowerPointot. Sokkal gyakoribb, hogy a programokat csak a lehetőségeik töredékére használja.

A megfelelő digitális készségek fejlesztése ezért nem egyszerűen informatikai oktatás. A cél az, hogy a munkatársak gyorsabban, magabiztosabban és kevesebb felesleges manuális lépéssel tudják elvégezni a napi feladataikat.

Ha vállalati szinten szeretné fejleszteni munkatársai digitális és Office-ismereteit, érdemes olyan digitális és Office képzést cégeknek választani, amely a résztvevők valódi munkafeladataiból indul ki.

Miért érdemes felmérni a digitális tudásszintet?

Egy szervezeten belül gyakran nagyon eltérő a munkatársak digitális tudása.

Van, aki magabiztosan használ összetettebb Excel-funkciókat, míg más ugyanazt a feladatot hosszú manuális lépésekkel végzi el. Hasonló különbségek jelenhetnek meg a dokumentumkészítésben, prezentációk összeállításában, adatkezelésben vagy akár az alapvető fájlkezelési rutinokban is.

Ezért egy vállalati képzés előtt célszerű tisztázni:

• milyen programokat használnak a munkatársak a napi munkában,
• mely feladatok okoznak rendszeresen nehézséget,
• milyen tudásszint-különbségek vannak a csapatban,
• mely ismétlődő feladatok vesznek el aránytalanul sok időt,
• és milyen digitális készségek fejlesztése hozhat valódi gyakorlati előnyt.

A cél nem az, hogy mindenki "informatikai szakértővé" váljon, hanem hogy a saját munkakörében hatékonyabban használja a rendelkezésére álló eszközöket.

Excel: nem csak táblázatkezelés

Az Excel sok munkahelyen alapvető eszköz, mégis gyakori, hogy a munkatársak csak egyszerű adatbeviteli feladatokra használják.

A megfelelő Excel-tudás segíthet például:

• adatok rendezésében és szűrésében,
• ismétlődő számítások egyszerűsítésében,
• kimutatások készítésében,
• információk gyorsabb áttekintésében,
• hibalehetőségek csökkentésében,
• manuális munkafolyamatok rövidítésében.

Egy céges Excel-képzés akkor igazán hasznos, ha nem általános példákra, hanem a résztvevők tényleges munkafeladataira épül.

Word: hatékonyabb üzleti dokumentumkészítés

A Word használata elsőre alapvető készségnek tűnhet, mégis sok idő veszhet el helytelen vagy következetlen dokumentumkezeléssel.

A fejlesztendő területek közé tartozhat:

• professzionális dokumentumformázás,
• hosszabb dokumentumok strukturálása,
• sablonok használata,
• egységes céges dokumentumok kialakítása,
• tartalom gyorsabb szerkesztése,
• dokumentumok áttekinthetőbb kezelése.

A cél itt sem önmagában a program funkcióinak megtanulása, hanem az, hogy a résztvevő gyorsabban és kevesebb hibával tudjon dolgozni.

PowerPoint: a prezentáció ne csak jól nézzen ki

Egy üzleti prezentáció értékét nem kizárólag a látvány határozza meg.

A PowerPoint használatának fejlesztése segíthet abban, hogy a munkatársak:

• átláthatóbb prezentációkat készítsenek,
• jobban strukturálják az információkat,
• vezetői vagy ügyfélprezentációkat állítsanak össze,
• adatokat és eredményeket érthetőbben mutassanak be,
• kevesebb idő alatt készítsenek egységes megjelenésű anyagokat.

A technikai tudás és a kommunikációs szempontok ezért sok esetben együtt fejlesztendők.

Az irodai informatika oktatás akkor hasznos, ha a munkából indul ki

Az irodai informatika oktatás cégeknek akkor tud valódi eredményt hozni, ha nem egy általános tananyagból indul ki, hanem a szervezet napi működéséből.

Más digitális készségekre lehet szüksége például egy:

• HR-munkatársnak,
• pénzügyi szakembernek,
• értékesítőnek,
• vezetőnek,
• projektcsapatnak,
• vagy adminisztratív munkakörben dolgozó kollégának.

Ezért ugyanaz az Office-képzés nem feltétlenül megfelelő minden munkakör számára.

Alap-, közép- vagy haladó képzés?

Gyakori hiba, hogy a résztvevőket kizárólag önbevallás alapján sorolják tudásszintekbe.

Az "alap" vagy "haladó" megjelölés önmagában kevés információt ad. Sokkal hasznosabb azt megvizsgálni, milyen feladatokat kell a munkatársnak ténylegesen megoldania.

Például valaki használhatja évek óta az Excelt, de ettől még lehet, hogy:

• nem használ hatékony képleteket,
• nem ismeri a számára hasznos funkciókat,
• manuálisan végez automatizálható műveleteket,
• vagy bizonytalan nagyobb adattáblák kezelésében.

Ezért a képzési program kialakításánál a munkafeladat és a tényleges tudásszint fontosabb, mint az, hogy valaki saját magát kezdőnek vagy haladónak tartja.

Mitől lesz eredményes egy vállalati digitális képzés?

A digitális kompetenciafejlesztés akkor működik jól, ha a résztvevők nemcsak megismernek egy funkciót, hanem azt is látják, hogyan alkalmazhatják a saját munkájukban.

Egy jól felépített program ezért lehetőség szerint:

• valós munkahelyi példákat használ,
• gyakorlásra épül,
• figyelembe veszi az eltérő tudásszinteket,
• konkrét feladatokra koncentrál,
• és segíti a tanultak munkahelyi alkalmazását.

A cél nem minél több funkció bemutatása, hanem azoknak a készségeknek a fejlesztése, amelyek ténylegesen javítják a napi munkavégzést.

Mikor érdemes vállalati Office vagy digitális képzést indítani?

Érdemes képzésben gondolkodni például akkor, ha:

• nagy különbségek vannak a munkatársak digitális tudásszintje között,
• sok az ismétlődő manuális feladat,
• a munkatársak csak alapszinten használják az Office-eszközöket,
• új munkatársak digitális felzárkóztatására van szükség,
• egységesebb munkamódszereket szeretnének kialakítani,
• vagy a szervezet tudatosan szeretné növelni a munkatársak digitális kompetenciáját.

Ilyenkor érdemes először azt meghatározni, milyen munkafeladatokban szeretnének változást elérni, és csak ezután kiválasztani a konkrét képzési témákat.

Digitális készségfejlesztés vállalati igényekre szabva

A digitális készségek fejlesztése nem attól lesz eredményes, hogy minél több szoftvert vagy funkciót veszünk fel a tananyagba.

A jó vállalati képzés abból indul ki, hogy:

mit csinálnak ma a munkatársak, hol veszítik el az időt, milyen feladatok okoznak nehézséget, és milyen tudással lehetne egyszerűbbé tenni a napi munkát.

Az Ananda HR digitális és Office képzései cégeknek vállalati igényekhez igazíthatók. Ha szeretnék áttekinteni, milyen képzési tartalom lenne megfelelő a munkatársak számára, kérjenek egyedi ajánlatot.

Fejlesztené munkatársai digitális készségeit?

Az ANANDA HR digitális és Office képzései a munkatársak valós munkahelyi feladataiból indulnak ki. A programokat a meglévő tudásszinthez és a vállalati igényekhez igazítjuk, hogy a tanultak a napi munkában is használhatók legyenek. 

DIGITÁLIS ÉS OFFICE KÉPZÉSEK CÉGEKNEK 

Készítette: Dr. Dávid Katalin

ANANDA HR

Szervezetfejlesztési, vezetőfejlesztési és vállalati tréningprogramokkal támogatjuk a KKV-k és vállalatok vezetőit, munkatársait és szervezeti működését.